Syndicus
Administratief beheer
Onder dit luik vallen onder meer:
- het organiseren en voorbereiden van de algemene vergadering
- het opstellen van de notulen van deze algemene vergadering
- het uitvoeren en laten uitvoeren van de beslissingen van de algemene vergadering
- het vertegenwoordigen van de mede-eigenaars (bv. bij het afsluiten van overeenkomsten)
- het beheer en het opvolgen van verzekeringsovereenkomsten en/of eventuele schadedossiers
- de uitvoering van de algemene administratie m.b.t. de mede-eigendom
Het administratief beheer kan als volgt omschreven worden:
- Het beknopt noteren van de basisgegevens van het gebouw, conform met de basisakte.
- De vertegenwoordiging van de mede-eigenaars bij de onderschrijving van de contracten.
- De vertegenwoordiging van de mede-eigenaars in alle andere daden, o.a. ook rechtsgeschillen ten opzichte van derden of ten opzichte van de mede-eigenaars zelf.
- Secretariaat en briefwisseling.
- De mogelijkheid om op ieder moment een eigenaarslijst te kunnen afdrukken.
- Het bijhouden van alle gegevens per eigenaar.
- Het afleveren van gevraagde attesten.
- Het afleveren van de schuldenstaat, in opdracht van de notaris, bij verkoop van een appartement.
- Organiseren van algemene vergaderingen en beheerraadvergaderingen.
- Opmaken en verzenden van notulen en verslagen.
- Opstellen van contracten met leveranciers en aannemers.
- Aanvullen van de documenten, cf. de wet op de mede-eigendom.
- Strikt opvolgen van gerechtsdossiers in samenspraak met de aangestelde advocaat.
- Ook alle officiële administratieve documenten kunnen via de website met de unieke log-in code per eigenaar worden bekeken.
Vraag vrijblijvend een offerte!
Technisch beheer
Enkele voorbeelden van technisch beheer
- Betonconstructies
- Betonrot
- Stabiliteit
- Waterinfiltraties
- Condensatieproblemen
- Daken en dichtingen
- Elektrische installaties
- Noodverlichting
- Liften
Wettelijk verplicht:
- Controle uit te voeren door Externe Dienst voor Technische controle. Voorbeelden : AIB-Vincotte, BTV, Van Hemelen,...
- Focus op algemene werking en veiligheid van de lift
- Minimale controles staan opgelijst in het K.B. van 09.03.2003
- Frequentie is afhankelijk van het type bedrijf dat het preventief onderhoud doet:
- Indien ISO 9001: 2 x per jaar keuring
- Indien geen ISO 9001: 4 x per jaar keuring
Keuringsverslag dient in veiligheidsdossier bijgehouden te worden en indien er opmerkingen op staan doorgestuurd te worden naar onderhoudsfirma.
- Centrale verwarming
- Pompen en toebehoren
- Zwembadcontroles
- Brandbeveiliging
- Parlofonie
- Ramen & deuren
- Automatische poorten
- Schilderwerken
- Riolering
- Renovatie
- ...
Voor zover onze bevoegdheden reiken, zijn wij dan ook in staat de nodige controles uit te voeren, voorstellen te doen en initiatieven te nemen t.o.v. de raad van mede-eigendom en de verschillende mede-eigenaars om het gebouw in optimale staat te brengen en te houden.
Wetgeving rond technisch beheer
Uiteraard volgen wij hierbij de wetten en reglementeringen die ter beschikking liggen in ons kantoor:
- A.R.A.B.
- A.R.E.I.
- Verschillende Koninklijke Besluiten
- Voorschriften van het wetenschappelijk en technisch centrum van de bouwnijverheid te Brussel (WTCB)
De syndicus is 24/24 uur bereikbaar om zo de nodige maatregelen te kunnen nemen in geval van hoogdringendheid en/of zware pannes.
Vraag vrijblijvend een offerte!
Financieel beheer
Voordelen van automatisatie van het financieel beheer
Het financieel beheer van een appartementsgebouw is complexe materie en een extra beslommering voor de eigenaars. Om onze klanten hierin te verlichten nemen wij deze taak op een professionele manier over. Zo kunnen onze klanten op hun beide oren slapen.
Ontdek hieronder de financiële aanpak van NIVEAU2.
- De boekhouding van de residentie is volledig gebaseerd op het principe van dubbele boekhouding volgens het Europese rekeningstelsel. Mede-eigenaars worden beschouwd als "klanten", toeleveringsbedrijven als "leveranciers". Dit uniforme systeem biedt je een correct en duidelijk overzicht op de financiële verwerking van jouw gebouw.
- Zoals voorgeschreven in de statuten van de gebouwen, werken wij volgens het systeem van verdeelsleutels. Dit wil zeggen dat wij automatisch de opsplitsing maken in de verdeling van verschillende onkostenposten.
- Op elk ogenblik kunnen we een rekenkundige balans afdrukken met daarop de nog te ontvangen provisies, de nog te betalen leveranciers, standen van de bankrekening, vermogen van de residentie en kosten per rekeningnummer.
- Op jouw verzoek maken wij een grafische vergelijking tussen de verschillende boekjaren. Op die manier kunnen de mede-eigenaars de financiële evolutie van de kosten in de mede-eigendom van dichtbij volgen.
- Wij zijn in staat regelmatig een budgetvergelijking voor te leggen; hierbij vergelijken wij het effectief betaalde bedrag met het vooropgestelde. Zo kunnen wij bij onregelmatigheden tijdig ingrijpen.
- Na verifiëring van de uitgevoerde werken, worden ingebrachte facturen exact op de vervaldag betaald via rechtstreekse verbinding met de bank. De residentie-gelden blijven aldus zo lang mogelijk op de rekening staan, zonder daarentegen kans te lopen op verwijlintresten van leveranciers.
- Provisie- en afrekeningsbetalingen door eigenaars worden dagelijks afgepunt via de verbinding met het "real-time saldo" van de bank. Nalatige eigenaars worden strikt opgevolgd om eventuele "grote achterstallen" te voorkomen. Alle intresten zijn steeds ten voordele van de mede-eigendom.
- De afrekeningen aan de eigenaars zijn overzichtelijk en volgens een uniform systeem.
- Bij verkoop van een appartement worden de afrekeningen tussen de oude en de nieuwe eigenaar gesplitst op datum van de hypothecaire akte.
- De goedgekeurde afrekeningen van de elkaar opvolgende boekjaren kunnen steeds geraadpleegd worden via onze website met voor iedere eigenaar een unieke log-in code die hem de toegang verschaft tot de documenten met betrekking tot het kavel waarvan hij eigenaar is, via de eigenaars website.